Elektronische facturatie via het Peppol-netwerk wordt vanaf 1 januari 2026 verplicht voor Belgische btw-plichtige ondernemingen die aan andere bedrijven factureren. Daarmee verandert de manier waarop facturen verzonden en verwerkt worden sterk: van papieren of PDF-facturen naar gestructureerde digitale uitwisseling.
In deze blog leggen we in begrijpelijke taal uit wat Peppol precies is, wat een Peppol ID is, waarom het belangrijk is en hoe dit praktisch voor je onderneming werkt.
Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een internationaal netwerk en technische infrastructuur waarmee organisaties elektronische documenten zoals facturen uitwisselen volgens gestandaardiseerde formats. Het doel is om communicatie tussen bedrijven en overheden veiliger, sneller en efficiënter te maken dan met traditionele methoden zoals e-mail of papieren facturen.
Peppol werkt via een netwerk van Access Points, die zorgen voor de technische verbinding tussen verzender en ontvanger. Zonder een Access Point kan je niet deelnemen aan het Peppol-netwerk.
Iedere organisatie die documenten wil uitwisselen via Peppol krijgt een Peppol ID. Dat is je unieke digitale adres binnen het Peppol-netwerk, vergelijkbaar met een telefoonnummer in een telecomnetwerk. Hiermee kan je bedrijf worden herkend en kunnen andere netwerkdeelnemers documenten correct naar je richten.
Een Peppol ID bestaat doorgaans uit twee onderdelen:
Bijvoorbeeld:
0208:0123456789, waarbij 0208 de Peppol-code is voor een Belgisch ondernemingsnummer.
In Peppol kan je meerdere identificatievormen gebruiken, zoals:
Je kan jezelf niet direct “registreren” bij Peppol als organisatie. Je moet eerst een Peppol-dienstverlener of Access Point kiezen, bijvoorbeeld je boekhoudsoftware of een externe serviceprovider. Zij zorgen voor je aansluiting op het netwerk en de toekenning van een Peppol ID.
Zodra je bent aangesloten kan je e-facturen verzenden en ontvangen van klanten die ook op Peppol zijn geregistreerd.
Wanneer je organisatie is aangesloten op Peppol staat je Peppol ID in de Peppol-directory. Andere bedrijven kunnen je vinden via deze directory op naam, ondernemings- of btw-nummer, zodat ze weten dat ze je elektronische facturen kunnen sturen.
Het is dus niet noodzakelijk om je Peppol ID handmatig te delen met klanten voordat je met anderen kan factureren. Je vermelding in de directory zorgt er namelijk voor dat ze je kunnen vinden op basis van je bedrijfsgegevens zoals KBO- of btw-nummer.
Voor Belgische btw-plichtige ondernemingen is Peppol-facturatie vanaf 1 januari 2026 verplicht. Dat betekent dat je huidige facturatieproces moet worden aangepast: je boekhoud- of ERP-software moet Peppol-compatibel zijn of je moet een serviceprovider gebruiken. Je Peppol ID fungeert daarbij als je digitale factuuradres dat je gebruikt in alle e-facturatie-communicatie.
Peppol en Peppol ID zijn centrale elementen van de toekomstige elektronische facturatie-infrastructuur, vooral omdat ze vanaf 2026 verplicht worden voor Belgische ondernemingen.
Dankzij Peppol verstuur je facturen via een gestandaardiseerd, veilig en geautomatiseerd netwerk. Met een Peppol ID is je organisatie binnen dit netwerk vindbaar en bereikbaar, terwijl het technische systeem ervoor zorgt dat documenten correct worden afgeleverd zonder extra manuele stappen.
Wil je ondersteuning bij de implementatie van Peppol-facturatie of wil je nagaan hoe je je software of processen best kan inrichten? Bur.o helpt je graag op weg. Neem hier contact op voor advies over Peppol e-facturatie.
BUR.O met vestiging in 8531 in Hulste en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer BE 0653.960.934 hecht veel belang aan een veilige, transparante en vertrouwelijke verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens.
In het bijzonder willen wij de gegevens van o.a. onze klanten, onderaannemers en leveranciers beschermen tegen onder meer verlies, lekken, fouten, onterechte toegangen of onrechtmatige verwerkingen.
Wij willen u door middel van dit privacybeleid informeren over de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. Wij vragen dat u dit privacybeleid aandachtig leest, vermits deze essentiële informatie bevat over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt en waarvoor.
Door het meedelen van uw persoonsgegevens verklaart u uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van dit privacybeleid en gaat u er eveneens uitdrukkelijk mee akkoord, alsook met de verwerking zelf.
2. Toepassingsgebied
Dit privacybeleid heeft betrekking op alle diensten die door ons worden verstrekt en in het algemeen op alle activiteiten die wij uitvoeren.
3. Verwerkingsverantwoordelijke en haar verbintenissen
BUR.O, met maatschappelijke zetel te 8531 Hulste en met ondernemingsnummer BE 0653.960.934, is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens. Bij de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens respecteren wij de Belgische regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens, evenals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“GDPR”) vanaf haar inwerkingtreding op 25 mei 2018.
4. Persoonsgegevens
Naargelang uw activiteiten en uw relatie tot onze onderneming, deelt u ons de volgende persoonsgegevens mee: uw identiteits- en contactgegevens (naam, aanspreektitel, adres, e-mailadres, telefoon-en gsm-nummer). Wij wijzen u er vriendelijk op dat u de verantwoordelijkheid draagt voor alle gegevens die u ons verstrekt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan. Indien uw gegevens niet meer up-to-date zouden zijn, verzoeken wij u ons dit per kerende te melden. U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens mee te delen, maar u begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten of het samenwerken onmogelijk wordt wanneer u niet instemt met de verzameling en verwerking eraan.
5. Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond
5.1 Klantgegevens
5.2 Gegevens van leveranciers en onderaannemers
5.3 Gegevens van personeel
5.4 Andere gegevens
6. Duur van de verwerking
7. Rechten
In overeenstemming en onder de voorwaarden van de Belgische privacywetgeving en de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming delen wij u mee dat u over de volgende rechten beschikt:
U kan voormelde rechten uitoefenen door u te wenden tot de zaakvoerders van BUR.O op het nummer 0032 477 71 70 02 of via e-mail: info@bur-o.be.
Wij stellen alles in het werk om op een zorgvuldige en legitieme manier om te gaan met uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving. Indien u desalniettemin van oordeel bent dat uw rechten geschonden zouden zijn en u binnen onze onderneming voor uw bezorgdheden geen gehoor zou vinden, staat het u vrij een klacht in te dienen bij:
Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel. 02 274 48 00
Fax. 02 274 48 35
E-mail: commission@privacycommission.be
U kan zich bijkomend richten tot een rechtbank wanneer u meent dat u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens.
8. Doorgifte aan derden
Bepaalde persoonsgegevens die door ons worden verzameld, zullen worden doorgegeven aan en mogelijk verwerkt worden door derde dienstverleners, zoals onze IT-leverancier, boekhouder, ….
Het is mogelijk dat één of meer van bovenvermelde derde partijen gelokaliseerd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”). Er zullen evenwel alleen persoonsgegevens worden doorgestuurd naar derde landen met een passend beschermingsniveau.
De werknemers, managers en/of vertegenwoordigers van de hierboven vermelde dienstverleners of instellingen en de gespecialiseerde dienstverleners door hen aangesteld, dienen de vertrouwelijke aard van uw persoonsgegevens te respecteren en kunnen deze gegevens enkel gebruiken voor de doeleinden in het kader waarvan zij werden verstrekt.
Indien nodig kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere derde partijen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer wij geheel of gedeeltelijk gereorganiseerd zouden worden, onze activiteiten zouden worden overgedragen of indien wij failliet verklaard zouden worden. Ook is het mogelijk dat persoonsgegevens moeten worden doorgegeven ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan een bepaalde wettelijke verplichting. Wij zullen in dat geval redelijke inspanningen leveren om u voorafgaand te informeren over deze mededeling aan andere derde partijen. U zal evenwel erkennen en begrijpen dat dit in bepaalde omstandigheden niet altijd technisch of commercieel haalbaar is of dat er mogelijk wettelijke beperkingen van toepassing kunnen zijn.
Wij zullen uw persoonsgegevens in geen geval verkopen of commercieel ter beschikking stellen aan direct marketingbureaus of gelijkaardige dienstverleners, tenzij met uw voorafgaande toestemming.
9. Technische en organisatorische maatregelen
Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens volgens een afdoend veiligheidsniveau te verwerken en deze te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, niet-toegestane toegang of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens. In geen geval kan BUR.O aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.
10. Toegang tot derden
11. Nog vragen?
Indien u na het lezen van dit privacybeleid verdere vragen of opmerkingen heeft met betrekking tot de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen met BUR.O op, hetzij per post naar Klein Harelbekestraat 1A, 8531 Hulste of per email aan info@bur-o.be.
